Wartungsarbeiten am 9.4. von 10-14 Uhr Kurzzeitige Ausfälle sind möglich.
Symbol Kategorie

Sprechstunden

Stud.IP

Kurzinfo

In Stud.IP können Sie Ihre Sprechstunden einfach und übersichtlich organisieren. Sie legen die Termine für digitale oder Präsenz-Sprechstunden mit einem oder mehreren Studierenden fest. Die Studierenden melden sich selber an oder werden von Ihnen in die Sprechstunde eingeladen. Die Verwaltung der Sprechstunden läuft über Ihre persönliche Profilseite.  Dort finden die Studierenden auch die Anmeldemöglichkeit. Für eine digitale Sprechstunde kommt das mit Stud.IP verbundene Webkonferenzsystem BigBlueButton (BBB) zum Einsatz.

Dokumentation

  • Stud.IP Hilfe: Hilfethemen » Persönliches » Profil » Sprechstunden

Didaktische Szenarien

Webseite mit der Überschrift E-Learning
Lehrveranstaltungen digital organisieren

Schritt für Schritt-Anleitung

Schritt 1: Einen neuen Sprechstundenblock anlegen

Sprechstunden werden immer in Blöcken angelegt, d.h. Sie legen immer mehrere Sprechstundentermine auf einmal an.
  1. Melden Sie sich in Stud.IP an
  2. Gehen Sie auf Ihre Profilseite
  3. Gehen Sie auf den Reiter "Sprechstunden"
  4. Klicken Sie auf
    • den Button "Sprechstundenblöcke anlegen" oder
    • in der linken Spalte (der sog. Sidebar) auf den Link "Sprechstundenblöcke anlegen"
Wenn Sie auf der Sprechstundenseite in der linken Spalte bei Einstellungen die "Benachrichtungen über Buchungen" aktivieren, werden Sie per E-Mail benachrichtig, wenn sich jemand für Ihre Sprechstunde an- oder abmeldet. So bleiben Sie immer informiert!
Screenshot: Eigenschaften der neuen Sprechstunden-Terminserie

Schritt 2: Eigenschaften des neuen Sprechstundenblocks festlegen

Sie definieren den Beginn und das Ende des Sprechstundenblocks, die Art der Wiederholung und die Dauer der einzelnen Sprechstunde. Die einzelnen Sprechstundentermine in diesem Block werden dann automatisch angelegt.

  1. Wo findet die Sprechstunde statt, z.B. in Ihrem Büro oder online?
  2. An welchem Tag beginnt diese Terminserie ?
  3. An welchem Tag endet sie?
  4. An welchem Wochentag findet die Terminserie statt?
  5. Wie wiederholt sich der Termin: Wöchentlich, 2-wöchentlich, 3-wöchentlich oder monatlich?
  6. Um wieviel Uhr beginnt die erste Sprechstunde des Blocks?
  7. Wann endet die letzte Sprechstunde des Blocks?
  8. Wie lange dauert jede einzelne Sprechstunde?
  9. Wieviele Teilnehmer:innen sollen bei einem Termin gemeinsam dabeisein?
  10. Information zu diesem Sprechstundenblock
  11. Wollen Sie die Termine in Ihrem Stud.IP-Kalender eintragen lassen?
  12. Sie können die Sprechstunden auf den Teilnehmer:innen-Kreis einer Veranstaltung begrenzen! Wählen Sie dazu die Veranstaltung aus.
  13. Wollen Sie die Sprechstunde digital in einem Webkonferenz-Raum führen? Dann setzen Sie hier einen Haken!
  14. Sollen dann Benachrichtigungen zur digitalen Sprechstunden verschickt werden? Wir empfehlen diese Option zu aktivieren!
  15. Nicht vergessen: Auf den Button "Termin speichern" klicken.

Jetzt wissen Sie, wie Sie Sprechstundentermine anlegen können. Die zwei folgenden Abschnitte zeigen Ihnen  genauer, wie Sie Teilnehmer:innen in die Sprechstunde eintragen/einladen und wie Sie nachträglich einen Webkonferenz-Raum aktivieren oder deaktivieren.

Teilnehmer:innen in eine Sprechstunde eintragen/einladen

Personen, die sich zur Sprechstunde anmelden wollen, finden diese Möglichkeit auf Ihrer Profilseite. Sie als Anbieter der Sprechstunden können aber auch selber Personen für Sprechstunden eintragen. Wie das geht, erfahren Sie hier:

Schritt 1: Sprechstunde auswählen

  1. Gehen Sie auf den Reiter Sprechstunden auf Ihrer Profilseite
  2. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menu des Termins, den Sie bearbeiten wollen
  3. Klicken Sie im Aktionen-Fenster auf den Link "Sprechstundentermin reservieren".

Schritt 2: Teilnehmer:in auswählen und Termin reservieren

  1. Nach dem Klick auf "Sprechstundentermin reservieren" öffnet sich ein Dialogfenster.
  2. Suchen Sie nach der Person, die Sie in der Sprechstunde eintragen wollen. Geben Sie den Nachnamen oder die Nutzerkennung ein und klicken Sie auf das Lupensymbol
  3. Sie können etwas zum Grund für die Sprechstunde eintragen. Die Person erhält diese Information in der Benachrichtigung über den Termin, Sie sehen den Eintrag in ihrer Übersicht.
  4. Klicken Sie auf "Termin reservieren" um den Eintrag zu speichern
Die eingetragenen Teilnehmer:innen bekommen von Stud.IP eine E-Mail mit der Einladung zu der Sprechstunde!

Webkonferenz-Raum für Sprechstunden verwalten

Bereits beim Anlegen der Sprechstunde können Sie für jeden Termin einen Webkonferenz-Raum mit BigBlueButton einrichten. Wie Sie diese Einstellung nachträglich vornehmen oder ändern können, erfahren Sie hier:

Schritt 1: Webkonferenz-Räume verwalten

  1. Gehen Sie auf den Reiter Sprechstunden auf Ihrer Profilseite
  2. Klicken Sie in der sog. Sidebar links auf den Link "BigBlueButton-Räume verwalten

Schritt 2: Webkonferenz-Räume aktivieren/deaktivieren

  1. Sie sehen im neuen Dialogfenster alle angelegten Sprechstundentermine
  2. Setzen Sie einen Häkchen bei "Aktivieren" , wenn Sie für den Termin einen Webkonferenz-Raum anlegen wollen.
  3. Nehmen Sie das Häkchen weg, wenn Sie keinen Webkonferenz-Raum nutzen wollen.
  4. Speichern Sie die Einstellungen

Schritt 3: Den Webkonferenz-Raum betreten

  1. Ist der Webkonferenz-Raum aktiviert, erscheint bei Ihnen und bei den Teilnehmer:innen eine halbe Stunde vor Beginn der Sprechstunde das Kamera-Symbol "Meeting beitreten". Mit einem Klick auf das Symbol gelangen Sie - bzw. auch die Teilnehmer:innen - direkt in den Webkonferenz-Raum.
Die Sprechstundenteilnehmer:innen erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail mit dem Link auf Ihre Profilseite. Dort finden die Teilnehmer:innen "ihren" Termin. Eine halbe Stunde vor Beginn der Sprechstunde wird  das Kamera-Symbol angezeigt, wenn ein Webkonferenz-Raum aktiviert wurde.