Datenbanken und Datenbanksysteme

Geeignete Konventionen zur Benennung und Ablage von Dateien sind bereits ein wichtiger Baustein für eine effiziente Datenorganisation. Arbeiten Sie jedoch mit besonders vielen Dateien oder haben Sie besondere Anforderungen an die Strukturierung Ihrer Daten, insb. hinsichtlich der Durchsuchbarkeit, kann die Verwendung von Datenbanksystemen hilfreich sein. Hierbei werden nicht nur die Dateien selbst sinnvoll strukturiert, sondern in einer Datenbank verzeichnet und mit Metadaten (siehe Kapitel „Metadaten und Metadatenstandards“) versehen. Die Metadaten ermöglichen dabei gezielte Filter- und Suchfunktionen. So könnten bspw. in einer Bilddatenbank schnell und komfortabel alle Bilder angezeigt werden, die von einer bestimmten Agentur an einem bestimmten Ort zu einer bestimmten Zeit gemacht wurden. In Abb. 7.4 werden die Grundbegriffe der Datenorganisation und ihre hierarchische Beziehung zueinander noch einmal veranschaulicht.

 
Auf der untersten Ebene der Datenorganisation befinden sich Datenfelder. Diese enthalten Attributwerte, nach denen sie logisch zusammengehörend Datensegmenten (Datengruppen) zugeordnet werden können. Mehrere Datensegmente bauen einen Datensatz auf. Logisch zusammengehörende Datensätze bilden dann eine Datei, während zusammengehörige Dateien Dateisysteme / Datenbanken bilden.

Datenbanken reichen für viele Anforderungen der Nutzer allerdings nicht zur Datenorganisation aus; z.B. müssen einige Daten mehrfach an verschiedenen Orten gespeichert werden, um sie für unterschiedliche Anwendungen nutzen zu können. Zudem kann Datenschutz über die Vergabe von Zugriffsrechten nur schwer gewährleistet werden. Daher werden Datenbanksysteme benötigt.

„Ein Datenbanksystem (DBS) besteht aus dem Datenbankverwaltungssystem oder Datenbankmanagementsystem (DBMS) und mehreren Datenbanken (DB, auch Datenbasen)“ (De Lange 2006: 332). Doch was sind Datenbanken und Datenbankmanagementsysteme? Eine Datenbank besteht aus „mehreren, untereinander verknüpften Daten“ (Herrmann 2018: 5), womit sie eine Datensammlung ist, deren Daten „in einer logischen Beziehung stehen“ (Herrmann 2018: 5). Die Datenbank wird vom Datenbankmanagementsystem verwaltet; letzteres ist also eine Software.

Somit bieten Datenbanksysteme den Nutzern effizienten und gebündelten Zugang auf Daten und sollen die folgenden Anforderungen erfüllen (De Lange 2006: 333):

Zu den geläufigsten Datenbankmanagementsystem gehören unter anderem Oracle, MySQL, Microsoft Access und SAP HANA.