Forschungsdatenmanagement – Eine Einführung

Speichermedien und -orte: Vor- und Nachteile

Wie bereits im Kapitel „Datenorganisation“ angemerkt, sollten Forschungsdaten regelmäßig gespeichert sowie die Fortschritte und Änderungen möglichst über Versionen gekennzeichnet und gut dokumentiert werden.

Das Speichern sollte auf unterschiedlichen Medien erfolgen. Bei Ihrer Entscheidung für ein Medium sollten Sie nach Ludwig/Enke (2013, S. 33) die folgenden Faktoren beachten:
  • Größe der Datensätze
  • Anzahl der Datensätze
  • Häufigkeit des Datenzugriffs

Speichermedien haben verschiedene Eigenschaften, wodurch es je nach Medium teils erhebliche Unterschiede beim Schutz vor Datenverlust und vor unbefugtem Zugriff gibt. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen kompakten Überblick über die Eigenschaften, Vorteile und Risiken der häufigsten Speichermedien und -orte.

Tab 8.1: Vor- und Nachteile verschiedener Speichermedien und -orte

Eigener PC

Vorteile

  • Eigenverantwortlichkeit für Sicherheit und Backup
  • eigene Kontrolle

Nachteile

  • alles, was mit dem PC geschieht, geschieht mit dem Backup
  • fehlende Ressourcen und Know-how zum Konfigurieren und Überprüfen der Qualität der Sicherungskopien
  • Einzellösungen aufwendig, kostspielig und ineffizient bezogen auf  eine Arbeitsgruppe

Mobiles Speichermedium (z.B. CD, DVD, USB-Stick, externe Festplatte)

Vorteile

  • leicht zu transportieren
  • können im verschließbaren Schrank oder Safe aufbewahrt werden

Nachteile

  • besonders leicht zu verlieren und können einfach entwendet werden, daher äußerst unsicher
  • Inhalte sind bei Verlust ungeschützt, wenn sie nicht zuvor verschlüsselt wurden
  • anfällig hinsichtlich Temperatur, Luftqualität und Feuchtigkeit
  • externe Festplatten besonders stoß- und verschleißanfällig

Institutionelle Speicherorte (z.B. Server Ihrer Universität)

Vorteile

  • Backup der Daten ist sichergestellt
  • professionelle Durchführung und Wartung
  • Speicherung entsprechend den Datenschutzrichtlinien der Institution
  • Datenschutz über Zugriffsrechte geregelt
  • für mobiles Arbeiten weltweit nutzbar

Nachteile

  • Geschwindigkeit vom Netzwerk abhängig
  • Zugriff auf Backups evtl. verzögert durch Dienstweg
  • unklar, welche Sicherheitskriterien angewendet und Sicherheitsstrategien eingesetzt werden
  • ggf. mit höheren Kosten verbunden

Externe Speicherorte (z.B. Cloud-Dienste externer Unternehmen)

Vorteile

  • einfach zu nutzen und zu verwalten
  • werden professionell gewartet
  • für mobiles Arbeiten weltweit nutzbar

Nachteile

  • je nach Anbieter kann die Verbindung auch unsicher sein
  • abhängig vom Zugang zum Internet
  • Upload und Download kann lange dauern
  • Zugriff auf Backups evtl. verzögert
  • unklar, welche Sicherheitskriterien angewendet und Sicherheitsstrategien eingesetzt werden und ob diese den Vorgaben für sensible Daten entsprechen
  • viele Institutionen haben für die Nutzung solcher Dienste spezielle Regelungen erlassen

CDs und DVDs gehören zu den sogenannten optischen Medien. Sie sollten stets in geeigneten Behältern bei etwa 30-50 % Luftfeuchtigkeit und bei stabiler Temperatur zwischen -9°C und 23°C gelagert werden. Aber auch Magnetspeicher, z.B. Festplatten oder Tapes, sind sehr verschleißanfällig (Corti et al., 2014, S. 87).

Die Verwendung von kostenlosen Cloud-Speicherdiensten, wie beispielsweise Dropbox, OneDrive oder Google Drive, ist zu vermeiden. Da der Serverstandort für diese Anbieter in Amerika liegt, gilt für die Daten und Ihre Privatsphäre das dortige Recht, was vor allem mit Blick auf den USA PATRIOT Act von 2001 kritisch gesehen werden muss, da die Daten nicht vor allen ungewünschten Zugriffen durch Dritte geschützt sind und nicht kontrolliert werden kann, was mit den Daten geschieht.

Die Justus-Liebig-Universität Gießen bietet für sicherere Möglichkeiten der Datenspeicherung folgende institutionelle Speicherorte an: das Netzlaufwerk winfile mit einem kostenfreien Speicher von 50 GB und den Cloud-Dienst Hessenbox mit einer Speicherkapazität von 100 GB für Mitarbeiter und 30 GB für Studierende.

Auch nicht-digitale Medien dürfen nicht vergessen werden. Viele Daten befinden sich auf handschriftlichen Notizen oder gedruckten, papier-basierten Materialien (z.B. Fotos). Hier tragen insbesondere Sonneneinstrahlung, Säure oder Fingerabdrücke zum schnellen Verschleiß bei. Wenn Daten auf Papier gelagert werden, sollten Sie nach Corti et al. (2014, S. 87)…
  • …säurefreies Papier nutzen.
  • …Ordner und Boxen nutzen.
  • …rostfreie Büroklammern verwenden.

Außerdem sollten Sie die Daten zusätzlich einscannen, sodass sie auch in einem digitalen Format vorliegen. Im Bedarfsfall können diese digitalen Daten dann beispielsweise wieder über einen Druck in ein materielles Format gebracht werden. Zur Übertragung in ein digitales Format bietet sich insbesondere das PDF/A-Format an. Allerdings können nicht alle Dokumente problemlos in das PDF/A-Format überführt werden. Es gibt jedoch kostenlose Tools, die die PDF/A-Konformität überprüfen können. Sollte das Format für ihre Daten nicht in Frage kommen, scannen Sie es einfach im PDF-Format. Vermeiden Sie spätestens bei der Veröffentlichung in einem Forschungsdatenrepositorium proprietäre Formate wie .docx oder .pptx und überführen Sie Ihre Dateien lieber in das PDF-Format.

Weiterhin zu beachten ist, dass mindestens zwei Personen Zugang zu den Daten haben sollten, um auch im Krankheitsfall oder bei Abwesenheit die Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.



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