Forschungsdatenmanagement – Eine Einführung
Informierte Einwilligung und gesetzliche Erlaubnisnormen
Grundsätzlich dürfen personenbezogene Forschungsdaten nur mit einer informierten Einwilligung der/ des Betroffenen oder einer gesetzlichen Erlaubnisnorm erhoben und verarbeitet werden (sog. Grundsatz des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt).
- Die Einwilligung muss aus freien Stücken (d.h. ohne physische oder psychische Beeinflussung) erfolgen.
- Insbesondere bei der Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten (gemäß Art. 9 oder 10 DSGVO) empfiehlt sich eine schriftliche Fixierung der Einwilligung.
- Die Einwilligenden müssen durch entsprechende Vorabinformationen genau nachvollziehen können, welche ihrer persönlichen Daten wie, für was, von wem und wie lange verwendet werden sollen. D.h. die Personen sollen in die Lage versetzt werden, die Konsequenzen der eigenen Einwilligung genau einschätzen zu können.
Demgegenüber greifen gesetzliche Erlaubnistatbestände ohne Zutun des Betroffenen. Besondere Bedeutung kommt den in § 27 BDSG, aber auch in vielen Landesdatenschutzgesetzen (z.B. § 13 LDSG-BW, § 17 DSG-NRW, § 13 NDSG) enthaltenen Ausnahmen für wissenschaftliche Forschungszwecke zu.
Danach ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erlaubt, wenn die mit dem Forschungsvorhaben verfolgten Interessen diejenigen der betroffenen Personen überwiegen (vgl. forschungsdaten.info: Recht und Forschungsdaten). Da dies jedoch nur selten zutrifft, sollten Sie im Zweifelsfall immer eine Einwilligung einzuholen.
Die Einwilligung bedarf keiner besonderen Form. Jedoch muss sie – z.B. bei einer Überprüfung durch die Datenschutzaufsichtsbehörde – nachweisbar sein, so dass eine schriftliche oder elektronische Dokumentation dringend zu empfehlen ist.
Die Einwilligungserklärung sollte mindestens folgende Informationen enthalten:
- Verantwortliche/r für die Datenerhebung (Rechtspersönlichkeit), der/die gleichzeitig Adressat/in der Einwilligungserklärung ist
- Projekttitel
- konkrete Informationen über die Art der erhobenen Daten
- Datenverarbeitungsprozesse, Verantwortliche/r i.S. des Datenschutzes
- Hinweis auf Freiwilligkeit, auf Widerrufsrecht, Hinweis auf die Folgen oder die Folgenlosigkeit bei Verweigerung oder Widerruf
- besonders wichtig: Verwendungszweck(e)
Insbesondere muss der Betroffene darauf hingewiesen werden, dass seine Einwilligung völlig freiwillig ist, er sie deshalb auch verweigern und – wenn er sie erteilt – die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen kann, bisherige Nutzungen aber nicht rückgängig gemacht werden können (vgl. forschungsdaten-bildung.de: Informierte Einwilligung).
Ergänzt werden muss die Einwilligungserklärung um Informationen über die Verarbeitung der Daten. Darunter fallen die Rechtsgrundlagen und Zwecke der Verarbeitung (soweit diese über die Verarbeitung hinausgehen), eine eventuelle Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU, die Speicher- bzw. Löschfristen der personenbezogene Daten und das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (vgl. Watteler/Ebel 2019: 60).
Die Einwilligung kann für den Wissenschaftsbereich auch abstrakt für wissenschaftliche Zwecke gegeben werden, die zum Zeitpunkt der Erhebung nicht bekannt sind (sog. broad consent). Je konkreter die Beschreibung jedoch erfolgt, desto eher wird sich die Reichweite der betreffenden Einwilligung auf Nutzungen erstrecken können, die über die Verwendung des Primärzwecks hinausgehen.
Wenn die Veröffentlichung der Daten im Rahmen des FDM beabsichtigt ist, sollte die Einwilligung explizit auch die Speicherung und Veröffentlichung der Daten umfassen. Ein praktikabler Kompromiss zwischen abstraktem und konkretem Broad Consent kann bspw. in einer abgestuften Einwilligung bestehen.
Abb. 9.2: Beispiel einer informierten Einwilligung im “Broad-Consent-Format” (Quelle: Baumann/Krahn 2020)Das folgende Video fasst alle Aspekte zur informierten Einwilligung und zu den gesetzlichen Erlaubnistatbeständen noch einmal zusammen:
Quelle: Ausschnitt aus MLS LEGAL - Datenschutz in der Forschung (https://www.youtube.com/watch?v=Et0hncR0Hl8) [Creative Commons-Lizenz mit Quellenangabe (Wiederverwendung erlaubt)]Einige Fachdisziplinen bieten Hilfestellungen und Formulierungsbeispiele für schriftlich verfasste informierte Einwilligungen (vgl. z.B. VerbundFDB, RatSWD).
- Mustererklärung für mündliche oder schriftliche Interviews des Arbeitskreis Deutscher Markt- und Sozialinstitute
- Empfehlungen und Muster-Einwilligungserklärungen des RatSWD (pdf)
- Formulierungsbeispiele für "informierte Einwilligungen" des VerbundFDB (pdf)
- Vorlage für die informierte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten (deutsch / englisch) von Qualiservice; dazu die Erläuterungen zur Verwendung der von Qualiservice bereitgestellten Vorlagen für die informierte Einwilligung (pdf)