Selbstverständlich können Sie Ihre Datenbank um Felder erweitern, in die Sie zusätzliche Informationen, Inhaltsangaben, Schlagworte, Fundstellen, Kommentare, Zitate etc. eintragen. Wichtig ist nur, dass Sie die Zusatzfelder unter die wichtigen Hauptfelder setzen, so dass Sie die Hauptfelder immer auf einen Blick oben auf dem Bildschirm haben.
Einige Vorteile beim Einsatz eines Datenbankprogramms:

• Suchfunktion: Sie können gezielt in Feldern Suchen und müssen nicht das ganze Konvolut von vorne bis hinten durchsuchen.
• Literaturzusammenstellung: Sie können Literaturverzeichnisse erstellen lassen, nach Titel, Autor, Schlagwort etc. je nachdem was ins Verzeichnis aufgenommen werden soll.
• Filterfunktion: Sie können Datensätze nach bestimmten Kennzeichen (Feldtyp, Schlagwort etc.) filtern.
• Exportieren: Sie können gefilterte Datensätze in neue Datenbanken exportieren, so dass Sie z. B. thematische Datenbanken erstellen können.