In einem Protokoll werden Informationen dazu festgehalten, zu welcher Zeit, ggf. in welcher Reihenfolge ein Vorgang abgelaufen ist bzw. ablaufen wird. Wesentliche daten wie Inhalte, Ergebnisse sowie beteiligte Personen werden dabei schriftlich niedergelegt bzw. protokolliert. Protokolle dienen als Aufzeichnungen und Niederschrift und vor allem zum Festhalten und Nachvollziehen von Abläufen und Vorgängen.
Das Protokoll ist eine Textsorte, die Neutralität und Wahrheit mehr suggeriert als fast jede andere. Wenn beispielsweise eine heiße Debatte in einer Sitzung protokolliert wird, dabei Aussagen und Formulierungen verändert werden, kann das unter Umständen fatal sein.


Merkmale und Anforderungen eines Protokolls

• inhaltliche Richtigkeit
• Vollständigkeit
• sorgfältige und realitätsgetreue Aus- und Bearbeitung
• Erheblichkeit der erfassten Vorgänge und Ereignisse
• Glaubwürdigkeit der Urheberschaft
• Gültigkeit des Protokolls

Man unterscheidet Protokolle je nach Zeitpunkt, Inhalt und Art der Niederlegung in:

• Voraus-Protokoll bzw. Konzept-Protokoll, in dem ein zukünftiger Ablauf niedergeschrieben wird  
• Jetzt-Protokoll, in dem ein derzeitiger Ablauf (z. B. ein Gespräch) festgehalten wird  
• Gedächtnisprotokoll, in dem ein vergangener Ablauf festgehalten wird

Formen von Protokollen  

• Wortprotokoll: Niederschrift jedes der geäußerten Wörter  
• Verlaufs-/Sitzungsprotokoll: Darstellung vom Verlauf und von Ergebnissen einer Veranstaltung oder Sitzung, sachliche Wiedergabe (meist im Präsens) und tatsächliche Reihenfolge
• Ergebnisprotokoll: knappe Zusammenfassung der Resultate einer Besprechung; die Reihenfolge ist unwichtig