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Veranstaltungen live per Videokonferenz durchführen

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Veranstaltungen live per Videokonferenz durchführen

Schnelleinstieg

Studierende oder Dozierende können einen Veranstaltungsort aus verschiedenen Gründen nicht aufsuchen (weite Anreise, gesundheitliche Probleme, überfüllte Hörsäle, Pandemie etc.). Die Folge: Es fehlen in der Veranstaltung wertvolle Rede-Beiträge von Expert:innen bzw. den Studierenden fehlen Möglichkeiten, die Inhalte einer Lehrveranstaltung vertiefend miteinander zu diskutieren.

Durch eine Live-Übertragung kann die Lehrveranstaltung in andere Räumlichkeiten oder zu den Studierenden nach Hause in Echtzeit übertragen werden. Durch synchrone Bild- und Tonübertragung (Live-Streaming) kann eine präsenznahe Kommunikation erreicht werden. 

Zur Verfügung stehen Ihnen:

  • Webex Meetings: für Vorlesungen und Seminare gut geeignet
  • Webex Events: geeignet für sehr große Teilnehmendenzahlen
  • MS Teams: geeignet, wenn Studierende selbst Meetings starten und eigene Gruppen anlegen können sollen
Voraussetzung sind ein Computer/Notebook mit aktueller Software, eine stabile Internetverbindung sowie eine Webcam und Mikrofon/Lautsprecher oder Headset.
Auf der Seite Synchrone Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit können Sie sich über die Tools selbst und darüber, wie Sie einen Zugang erhalten, informieren.

Vor- und Nachteile

Vorteile:
  • Ortsunabhängigkeit
  • Zeitersparnis für Teilnehmende, da keine Anfahrtszeiten notwendig sind
  • es ist einfacher, externe Referent:innen einzuladen (diese können sich online von überall zuschalten)
  • bei gegebenen rechtlichen Rahmenbedingungen ist eine Aufzeichnung möglich
  • Unterstützung verschiedener Szenarien durch Chat und Bildschirmfreigabe
Nachteile:
  • mögliches Auftreten technischer Probleme
  • längere Vorbereitungszeiten bei hoher studentischer Beteiligung, um technische Probleme durch Testläufe zu eliminieren (z.B. vor Referaten)
  • erschwerte direkte soziale Interaktion (z.B. mehrere Personen wollen gleichzeitig sprechen)

Stolpersteine

Die Medienkompetenz der Beteiligten ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Technische Probleme können aber teilweise im Vorhinein durch Testläufe erkannt und behoben werden.

Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung

Wenn Sie Ihre Lehrveranstaltung durch synchrone Sitzungen mittels Videokonferenz durchführen wollen, sollten Sie zunächst die Rahmenbedingungen (hier vor allem die Gruppengröße) beachten, da abhängig von ihr unterschiedliche Videokonferenzsysteme unterschiedlich gut geeignet sind.
Weitere Einflussgrößen sind die intendierten Ziele Ihrer Lehrveranstaltung sowie die didaktischen Methoden, mit denen Sie Ihre Ziele umsetzen wollen.
Wir unterschieiden hier mehrere Szenarien:
  • Vorträge stehen im Vordergrund
    Hier liegt der Schwerpunkt in der Lehrveranstaltung auf den Vorträgen des Dozenten / der Dozentin. Interaktion zwischen den Studierenden findet außerhalb der Veranstaltungszeit statt. Zur unterstützenden Visualisierung nutzen Sie Ihre Präsentation oder greifen auf andere Ressourcen zurück, die mittels Bildschirmfreigabe geteilt werden. Teilnehmende, die eine Frage stellen möchten, können dies per Handzeichen signalisieren oder Fragen direkt im Chat stellen. Eine Aufzeichnung einer solchen Veranstaltung ist mit Hilfe eines Screencasting-Tools möglich, sofern die Teilnehmenden über die Aufzeichnung informiert wurden und die Teilnehmenden unkenntlich gemacht werden (z.B. Chat, Audio/Video). Dies erfordert zusätzlichen Aufwand in der Nachbearbeitung der Aufzeichnung (Informationen dazu finden Sie in der Anleitung für Meeting-Veranstalter/-innen).
  • Diskussion, Interaktion, Gruppenarbeiten stellen ein wichtiges Instrument dar
    Ein zentrales Anliegen in Ihrer Lehrveranstaltung ist es, Interaktionen zwischen den Studierenden zu ermöglichen. Dies können Diskussionen im Plenum oder in Kleingruppen sein oder die Bearbeitung von Aufgaben in Kleingruppen, deren Ergebnisse anschließend im Plenum vorgestellt und diskutiert werden. Hierfür benötigen alle Beteiligten die nötige technische Ausstattung (PC/Notebook, Mikrofon, Lautsprecher, idealerweise auch Kamera). Ebenso sollten zu Beginn der Veranstaltung die verwendeten Systeme erklärt und erprobt werden. Zudem sollten Verhaltensregeln etabliert werden. Bei Diskussionen mit vielen Teilnehmenden im Plenum kann es sinnvoll sein, einen Co-Moderator heranzuziehen, der die Wortmeldungssignalisierungen beziehungsweise Chatbeiträge im Auge behält. Für die Arbeit in Gruppen können Breakout Rooms bzw. Teilgruppensitzungen eingerichtet werden. Um Gruppenarbeiten zu unterstützen, stehen verschiedene Tools zur Verfügung (z.B. Whiteboard des verwendeten Webkonferenzsystems, Etherpad in ILIAS sowie verschiedene externe Tools (beispielsweise kollaborative Pinnwände wie https://onlinequestions.org)).
  • Studierende aktivieren
    Sie möchten zu Beginn Ihrer Veranstaltung wissen, welche Inhalte der letzten Veranstaltung noch präsent sind? Oder Sie möchten wissen, auf welchem Vorwissen Sie bei der Einführung eines neuen Themas aufbauen können? Oder Sie möchten einfach etwas mehr Aktivität in Ihre Veranstaltung bringen? Wenn Sie in Präsenzsitzungen eventuell Tools wie das ILIAS-Live Voting zu diesem Zweck genutzt haben, können Sie dies selbstverständlich auch in einer Videokonferenz nutzen. Einfacher in der Handhabung ist jedoch die Nutzung des Umfrage-Tools des jeweiligen Videokonferenzsystems. Zudem können Sie auch externe Tools beispielsweise für Kartenabfragen nutzen. Einige Ideen zur Aktivierung haben wir in der Datei "Ideen zur Nutzung digitaler Tools zur Aktivierung in der Online-Lehre" für Sie zusammengestellt. Ausführlichere Informationen zu einzelnen aktivierenden Methoden finden Sie auch auf der externen Seite "Von Analog zu Digital - 7x5 interaktive Workshop-Methoden, die auch online begeistern".
Neben der Entscheidung für ein Videokonferenzsystem sollten Sie sich vor Beginn Ihrer Veranstaltung immer auch Gedanken darüber machen, welche Lernplattformen Sie begleitend zu Ihrer Lehrveranstaltung nutzen wollen. Wenn Sie lediglich zu den jeweiligen Sitzungsterminen Videokonferenzen durchführen, Dateien zur Verfügung stellen und per Rundmail oder Ankündigung mit Ihren Studierenden kommunizieren, kann es ausreichend sein, Stud.IP zu verwenden. Wenn Sie Studierenden allerdings verschiedene interaktive Lernmaterialien und Übungen oder Tests zur Verfügung stellen wollen oder Gruppenarbeiten in asynchronen Phasen einplanen, sollten Sie die Nutzung von ILIAS in Erwägung ziehen. Zur Nutzung von ILIAS und Stud.IP können Sie sich auch in dem Szenario Lehrveranstaltungen digital organisieren informieren.
Wenn der Schwerpunkt Ihrer Videokonferenzen auf Vorträgen liegt, entscheiden Sie sich für ...
Webex Events
  • wenn eine große Teilnehmendenzahl zu erwarten ist (>100 Tn)
  • Teilnahme externer Gäste problemlos möglich
  • für Publikum sichtbare Elemente können angepasst werden
  • Teilnehmende können untereinander nicht kommunizieren und sehen sich gegenseitig nicht
Webex Meetings
  • wenn eine nicht ganz so große Teilnehmendenzahl zu erwarten ist
  • Teilnahme externer Gäste problemlos möglich
  • Teilnehmende können Ton und Bild freigeben, eine aktivere Teilnahme als mit Webex Events ist möglich
  • Teilnehmende können untereinander im Chat kommunizieren
Wenn Diskussionen, Interaktion, Gruppenarbeit wichtige Methoden in Ihrer Videokonferenz sind, nutzen Sie ...
Webex Meetings
  • Bildschirmfreigabe, um Beiträge visuell zu unterstützen
  • Chat und Hand heben-Tool, um Gesprächsbedarfe anzumelden oder Fragen direkt zu stellen
  • Teilgruppensitzungen für Gruppenarbeiten
  • Unterstützen Sie Gruppenarbeiten mit weiteren Tools zur Visualisierung (z.B. Whiteboard des Videokonferenzsystems, ILIAS-Etherpad)
MS Teams
  • wenn es zum Beispiel im Rahmen umfangreicherer Gruppen- oder Projektarbeiten nötig ist, dass Studierende eigenständig Meetings starten können, um ein Wechseln zwischen verschiedenen Systemen zu vermeiden
  • Bildschirmfreigabe, um Beiträge visuell zu unterstützen
  • Chat und Hand heben-Tool, um Gesprächsbedarfe anzumelden oder Fragen direkt zu stellen
  • Breakout Rooms für Gruppenarbeiten
  • Anmeldung mit Studierendendaten notwendig
  • virtuelle "Klassenzimmer" in MS Teams ermöglichen asynchronen und synchronen Austausch
Wenn Sie aktivierende Methoden in Ihrer Videokonferenz einsetzen wollen, nutzen Sie ...
Webex Meetings
  • die Umfrage in Webex Meetings selbst oder ILIAS-LiveVoting, z.B. um Vorwissen abzufragen
  • Teilgruppensitzungen (Breakout Rooms) für Gruppenarbeiten
  • den Chat, um Gedanken zu sammeln
  • das Whiteboard, um zu visualisieren
MS Teams
  • wenn es zum Beispiel im Rahmen umfangreicherer Gruppen- oder Projektarbeiten nötig ist, dass Studierende eigenständig Meetings starten können, um ein Wechseln zwischen verschiedenen Systemen zu vermeiden
  • die Umfrage in MS Teams selbst oder ILIAS-LiveVoting, z.B. um Vorwissen abzufragen
  • Breakout Rooms für Gruppenarbeiten
  • den Chat, um Gedanken zu sammeln
  • das Whiteboard, um zu visualisieren
  • Anmeldung mit Studierendendaten notwendig
  • virtuelle "Klassenzimmer" in MS Teams ermöglichen asynchronen und synchronen Austausch
Allgemeine Informationen

Für die Durchführung einer Online-Veranstaltung benötigen Sie als Gastgeber:in einen aktuellen Computer, eine stabile Internetverbindung, eine Webcam, sowie ein Headset oder Mikrofon und Lautsprecher.Denken Sie auch daran, Ihre benötigten Unterlagen (z.B. Präsentation) zu öffnen sowie weitere Materialien vorzubereiten (z.B. bei Nutzung externer Tools).
Informationen zur Verwendung von Cisco Webex finden Sie hier: Informationen zur Verwendung von MS Teams finden Sie hier: 

Allgemeine Hinweise:

  • Veröffentlichen Sie die Zugangsdaten zu Ihren Veranstaltungen rechtzeitig über die Rundmail-Funktion innerhalb Ihres Stud.IP-Kurses. Verwenden Sie dabei für jede Sitzung des aktuellen Semesters die gleichen Einwahldaten. Nur so können Sie sichergehen, dass alle Studierenden Ihrer Veranstaltung zuverlässig Zugriff zu den jeweiligen Sitzungen haben. Wenn Sie ILIAS nutzen, hinterlegen Sie die Meeting-Informationen an zentraler Stelle, damit alle Studierenden einfach darauf zugreifen können.
  • Öffnen Sie den virtuellen Kursraum bereits 15-30 Minuten vor dem Beginn der eigentlichen Sitzung. Damit geben Sie Ihren Studierenden die Gelegenheit, bereits vor Beginn der folgenden Konzentrationsphase in Ruhe ihre Technik einzurichten, sich evtl. untereinander informell auszutauschen und sich damit effektiver auf die Sitzung einzustimmen. Sie selbst müssen während dieser Zeit am Kursgeschehen nicht aktiv teilnehmen und können bspw. Ihre Kamera und Mikrofon währenddessen abschalten.
  • Vermeiden Sie Systembrüche - Testen und entscheiden Sie bereits in der Vorbereitungsphase Ihrer Veranstaltung, ob die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools für Ihre Vorhaben geeignet sind. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Konferenzsystemen im Verlauf eines Veranstaltungszyklus ist für Ihre Teilnehmenden immer mit zusätzlichen, oft unvorhersehbaren Hürden verbunden.
  • Stellen Sie alle Kursmaterialien wenn möglich im gleichen Dateiformat an einer zentralen Stelle zur Verfügung. Wenn Sie hauptsächlich kleinere Dateien bis 100MB, verwenden, können diese über den Datei-Reiter in Stud.IP bereitgestellt werden. Bei größeren Dateien und Videos sollten diese über einen verknüpften ILIAS Kursbereich bereitgestellt werden.
  • Die Dateiablage über MS Teams ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt. Stud.IP und ILIAS bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Dokumentation und Weiterverwendung Ihrer Kursmaterialien und sind im Sinne der Qualitätssicherung sowie des Datenschutzes eindeutig vorzuziehen.  

Vorträge stehen im Vordergrund

  • Beim Anlegen der Veranstaltung in der Webex Web-Oberfläche kann standardmäßig festgelegt werden, dass Gäste bei Beitritt zur Sitzung automatisch stumm geschaltet werden. Alternativ kann dies auch noch in der Veranstaltung über die Bedienelemente der Teilnahmeliste mit dem Element "alle stumm schalten" geschehen.
  • Nachfragen, die über den Chat formuliert werden, lassen sich zeitsparender beantworten, als tatsächliche Wortmeldungen der Teilnehmenden. Dies senkt zudem die technischen Anforderungen an das Publikum und stört den Ablauf des Vortrages weniger.
  • Bei sehr großen Teilnahmezahlen empfiehlt sich eine ergänzende tutorielle Betreuung der Live-Veranstaltung durch eine studentische Hilfskraft. Diese kann Fragen des Publikums im Chat moderieren und evtl. schon parallel zum Vortrag beantworten.

Diskussion, Interaktion, Gruppenarbeiten stellen ein wichtiges Instrument dar

  • Etablieren Sie zu Beginn Ihrer Veranstaltungsreihe für alle verbindliche Best-Practice Regeln für die erfolgreiche Durchführung Ihrer Veranstaltung. Dazu gehören bspw. das Stummschalten des eigenen Mikrofons während Sprechpausen, Handzeichen zur Anzeige von Wortmeldungen, Beschränken der eigenen Redebeiträge, der Umgang mit Störungen aller Art.
  • Für die aktive Teilnahme an Diskussionen kann es positiv zur Arbeitsathmosphäre beitragen, wenn alle Beteiligten ihr Videobild einschalten. So können Sie einerseits als Lehrperson besser die Reaktionen des Plenums nachvollziehen, andererseits verhindert dies auch anonyme Störbeiträge einzelner Personen.
  • Für die Nutzung von MS Teams benötigen die Studierenden einen sogenannten Team-Code um Ihrem gemeinsamen virtuellen Seminarraum beizutreten. Dieser kann in MS Team generiert werden und sollte von Ihnen ebenfalls bereits vor Beginn der Veranstaltung über die Rundmail-Funktion in Stud.IP bekannt gegeben werden.
  • Für die Nutzung von MS Teams müssen alle Studierenden ein Microsoft Konto mit ihrer s-Kennung angelegt haben. Der Prozess führte an der JLU bisher zu vielen zeitaufwendigen Supportfällen - Sie sollten Ihren Studierenden entsprechend genügend Zeit einräumen, um die Anmeldung durchzuführen. Legen Sie die Veranstaltung daher frühzeitig in MS Teams an und erinnern Sie die Studierenden an eine rechtzeitige Anmeldung.

Studierende aktivieren

  • Sollten Sie Tools nutzen wollen, die nicht von der JLU angeboten werden (also außerhalb von ILIAS, Stud.IP, den genannten Videokonferenzsystemen), vergewissern Sie sich über die datenschutzrechtlich zulässige Verwendbarkeit.
  • Führen Sie gegebenenfalls in die Nutzung/Bedienung der Tools ein.
  • Stellen Sie im Anschluss einen geeigneten Rahmen zur Verfügung, um über die Ergebnisse zu sprechen, oder nutzen Sie die Ergebnisse als Einstieg in den Austausch.
Spätestens am Ende der Veranstaltung steht eine Evaluation an. Leitfragen können hier sein: was hat gut funktioniert, was muss verbessert werden? Inwiefern waren die Studierenden motiviert, regelmäßig anwesend zu sein? Sie können auf das Evaluationsangebot der Servicestelle Lehrevaluation zurückgreifen. Wie Sie den digitalen Evaluationsbogen in einen ILIAS-Kurs einbinden können, erfahren Sie auf der  ILIAS-Seite zur Lehrevaluation mit MoGli. Nutzen Sie auch Gespräche mit Ihren Kolleginnen und Kollegen um sich auszutauschen oder konkrete Fragen zu diskutieren. Möglichweise können Sie auch eine Kollegin oder einen Kollegen in eine Ihrer Veranstaltungen zur Hospitation einladen um sich ein ganz direktes Feedack einzuholen? Zusätzlich informieren Sie sich bitte auch mittels des Szenarios Rückmeldungen zur Lehre einholen. Idealerweise finden Sie auch Zeit, die Evaluationsergebnisse mit Ihren Studierenden zu besprechen.

Literatur

Bremer, Claudia (o.a.). Überblick über die Szenarien netzbasierten Lehrens und Lernens. Letzter Abruf 19.01.2021
e-teaching.org (Hrsg.) (2015). Videokonferenzen. Stand: 16.06.2015
e-teaching.org (Hrsg.) (2016). Liveübertragung. Stand: 27.10.2016
Kerres, Michael (2018). Konzeption von Lernangeboten. In: Mediendidaktik. Konzeption und Entwicklung digitaler Lernangebote (5. Auflage). Seiten 225-270. Berlin: De Gruyter
Klier, Alexander (2017). Präsenz 4.0 - Über Anwesenheit, Aufmerksamkeit und Mitarbeit beim digitalen Lernen. In: Neues Handbuch Hochschullehre, D 3.30.
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (Hrsg.) (2017). Virtualisierungsgrad. Stand: 02.03.2017
Virtuelle Ph (Hrsg.) (2019). Handreichung: Webinare in der Hochschule. 
Wittenbrink, Edith (2020). Online-Lehre: Methodenkompetenzen digital erwerben Info-Letter 5 zum GLK Schwerpunkt "IntWiss" der JGU Mainz.

Links zu weiteren Informationen

Registrierungs- und Nutzungsanleitung für die jeweiligen Tools finden Sie unter http://uni-giessen.de/sync