Stud.IP bietet Ihnen viele nützliche Funktionen. Kennen und nutzen Sie sie bereits? In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen sechs Stud.IP-Funktionen vor, die Ihnen typische Aufgaben in der Lehre enorm erleichtern. Das reicht von der klassischen Referatsverteilung über Sprechstunden bis hin zu passwortgeschützten Ordnern. Diese 6 kleinen Werkzeuge – an der richtigen Stelle in Ihrer Präsenz- oder Online-Lehre eingesetzt – sparen Zeit und Nerven. Denn sie helfen durch Automatisierung, bessere Strukturierung oder Entlastung von organisatorischen Aufgaben.

Sie finden die folgenden nützlichen Funktionen im Artikel:

1. Referatsthemen verteilen mit Stud.IP
2. Arbeitsgruppen leicht organisieren
3. Ablaufplan und Dateiverwaltung
4. Sprechstunden effektiv organisieren
5. Sicherer Ordner für die Abgabe von Hausarbeiten
6. Passwortgeschützter Ordner

1. Referatsthemen verteilen mit Stud.IP

Wenn Sie in Ihrer Lehrveranstaltung studentische Referate einsetzen, stehen Sie zu Beginn der Vorlesungszeit vor der Herausforderung, die Themen auf die Studierenden zu verteilen. Einfach und effektiv geht das mit der Gruppenfunktion in Stud.IP.

Legen Sie für jedes Referatsthema eine Gruppe an: 

Es öffnet sich dieses Fenster, nehmen Sie dort die folgenden 9 Einstellungen vor:

1. Titel der Gruppe (des Referats)
2. Wie viele Personen sollen maximal zu dieser Gruppe gehören?
3. Der Dateiordner für eine Gruppe ist nur für die Gruppenmitglieder sichtbar
4. Sollen die Gruppenmitglieder eine gemeinsame Pinnwand (Echtzeitchat) nutzen dürfen?
5. Dürfen sich die Studierenden selber in eine Gruppe eintragen?
6. Wenn sich ein Studierender nur in eine Gruppe eintragen soll, aktivieren Sie "exklusiver Selbsteintrag"
7. Ab wann soll der Eintrag möglich sein?
8. Bis wann soll der Eintrag möglich sein?
9. Sie können diese Gruppe einem bestimmten Sitzungstermin zuordnen!

Achtung: Nur Gruppenmitglieder wird der zugeordnete Sitzungstermin im Ablaufplan angezeigt!

In der Regel wählen die Studierenden ihr Referatsthema aus, indem sie sich in die entsprechende Gruppe eintragen. Aber auch wenn Sie die Gruppen so eingerichtet haben, dass sich die Studierenden selbst anmelden können, haben Sie die Möglichkeit, den Gruppen Personen zuzuordnen (Drei-Punkte-Aktionsmenü hinter dem Gruppennamen).

Über das 3-Punkte-Aktionsmenü hinter den Personen können Sie diese in eine andere Gruppe verschieben oder ganz löschen. In der Übersicht sehen Sie, wer von den Teilnehmenden noch keiner Gruppe zugeordnet ist.

2. Arbeitsgruppen leicht organisieren in Stud.IP

Wenn Sie nicht mit Referatsgruppen arbeiten, kommen in Ihrer Lehrveranstaltung eventuell andere Formen der Kleingruppenarbeit zum Einsatz?

Die Organisation jeder Form von Arbeitsgruppen erfolgt ebenfalls – wie bereits in den ersten beiden Punkten beschrieben – über die Gruppenfunktion und darin über entsprechende Gruppenordner.

Folgen Sie dazu den vier einfachen Schritten, um eine Gruppe anzulegen und einen Gruppenordner zu erstellen:

1. Rufen Sie die Teilnehmerliste der Veranstaltung auf.
2. Klicken Sie in der linken Spalte auf den zweiten Link von oben "Gruppen".
3. Hier eine oder mehrere Gruppen anlegen. Wählen Sie dabei auch die Option "Gruppenordner erstellen" durch Anklicken aus.
4. Der Gruppenordner wird im Dateibereich angezeigt.

Auf diesen Gruppenordner können nur die Mitglieder der jeweiligen Gruppe, die Lehrpersonen und die Tutorinnen oder Tutoren der Veranstaltung zugreifen. Diese Einschränkung kann genutzt werden, um über den Gruppenordner spezielle Informationen auszutauschen oder Feedback nur an eine bestimmte Gruppe zu geben.

Bitte bedenken Sie, dass die Lehrenden sowie Tutoren und Tutorinnen der Veranstaltung immer Zugriff auf die Ordner haben. Sie können bei Bedarf zusätzlich als Teilnehmende in die Gruppe eingetragen werden, um den Gruppenmitgliedern zu verdeutlichen, dass sie Zugriff haben. 

Nutzen Sie Gruppenordner auch für den 1:1-Austausch zwischen Ihnen und einem/einer Studierenden, z.B. für die Korrektur einer Hausarbeit! Wie Sie diesen zur Sicherheit mit einem Passwort versehen, erfahren Sie im letzten Tipp dieses Artikels. 

Weitere Informationen zu Stud.IP-Gruppen im E-Learning-Wegweiser: > Werkzeugkasten > Stud.IP: Werkzeuge und Funktionen > Gruppen

Weitere Stud.IP-Funktionen stellt Sabine Scheele-Brenne in einem YouTube-Video vor, das im Rahmen einer coffeelecture gehalten wurde. Diese reichen von der Einrichtung der Startseite bis zu Benachrichtigungen über neue Dateien: 10 Dinge, mit denen Stud.IP Studium und Lehre leichter macht

3. Ablaufplan und Dateiverwaltung in Stud.IP

Haben Sie Schwierigkeiten, Struktur und Ordnung in den Ablauf Ihrer Veranstaltung zu bringen? Am besten planen Sie Ihre gesamte Veranstaltung im Voraus mit dem Ablaufplan und der Dateiverwaltung in Stud.IP.

Der Ablaufplan listet alle Präsenz-, E-Learning-, Prüfungs-, Exkursions- und sonstigen Veranstaltungstermine auf. Zur besseren Orientierung und inhaltlichen Einstimmung der Studierenden können Sie den Terminen Themen hinzufügen, die z.B. eine Kurzbeschreibung der Inhalte darstellen.

Über "Mehr..." (1) in der Reiternavigation können Sie als Dozierende den Ablaufplan (2) in ihrer Veranstaltung freischalten. Unter dem Drei-Punkt-Aktionsmenü (3) finden Sie die Möglichkeiten:

• Termin zu bearbeiten
• einem Termin ein Thema hinzuzufügen
• einen Termin ausfallen zu lassen

Anschließend gibt es (auch für die Studierenden) zwei Möglichkeiten, den Ablaufplan aufzurufen:

1. in der gesamten Veranstaltungsübersicht über das Kalendersymbol;
2. in der Veranstaltung über den Reiter "Ablaufplan"

Weitere Informationen zu Stud.IP-Ablaufplan im E-Learning-Wegweiser: > Werkzeugkasten > Stud.IP: Werkzeuge und Funktionen > Ablaufplan

4. Sprechstunden effektiv organisieren mit Stud.IP

Wie organisieren Sie Ihre Sprechstunden für einzelne Studierende?

Mit Stud.IP können Sie Ihre Sprechstunden einfach und übersichtlich organisieren. Dabei legen Sie unabhängig von einer Lehrveranstaltung Termine für digitale Sprechstunden oder Präsenzsprechstunden mit einem oder mehreren Studierenden an. Die Studierenden melden sich selbst an oder werden von Ihnen zur Sprechstunde eingeladen.

Die Verwaltung der allgemeinen Sprechstunden erfolgt NICHT über eine Veranstaltung, sondern ausschließlich über Ihre persönliche Profilseite in Stud.IP. Dort finden die Studierenden auch die Möglichkeit zur Anmeldung.

Aber auch in einer Veranstaltung können Sprechstunden ausschließlich für die Zielgruppe der Veranstaltung angeboten werden. Diese sind dann nicht mit der allgemeinen Sprechstundenfunktion gekoppelt.

Auf Ihrer Profilseite (1) finden Sie den Reiter "Sprechstunden" (2). Wenn Sie diesen auswählen, können Sie "Terminblöcke anlegen" (3).

Die Sprechstunden stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in Stud.IP den Status "dozent" oder den Status "tutor" haben.

Für eine digitale Sprechstunde wird das an Stud.IP angeschlossene Webkonferenzsystem BigBlueButton (BBB) verwendet.

Wir empfehlen, dass Sie die "Benachrichtigung über Buchungen" aktivieren. Sie erhalten rechtzeitig vorab Erinnerungen per Nachricht.

5. Sicherer Ordner für die Abgabe von Hausarbeiten

Mit dem Einsatz des "Ordners für Hausarbeiten" in Stud.IP können Sie einfach und sicher studentische Abgaben organisieren. In diesen Ordner können Teilnehmer/innen nur Dateien hochladen, aber nicht herunterladen oder bearbeiten. Die Inhalte des Ordners können nur von Lehrenden sowie Tutorinnen und Tutoren der Veranstaltung eingesehen und heruntergeladen werden.

Der Hausaufgaben-Ordner bietet damit eine sichere Möglichkeit, Hausarbeiten, Hausaufgaben oder andere digital Aufgaben abzugeben und ermöglicht allen mit der Rolle "dozent" oder "tutor", diese einfach zu überprüfen.

Wie legen Sie einen solchen Ordner an? Wählen Sie in Ihrer Stud.IP-Veranstaltung den Reiter "Dateien" und klicken Sie anschließend unter Aktionen auf "Neuer Ordner". Wählen Sie anschließend den Ordnertyp "Ordner für Hausarbeiten" aus. 

Im Dateibereich Ihrer Stud.IP-Veranstaltung können Sie ebenfalls unter dem Reiter "Dateien" die von den Studierenden abgegebenen Dateien einsehen und herunterladen. Angezeigt werden die Dateien, die Namen der Studierenden und das Datum der Abgabe. Sie können die Dateien einzeln öffnen bzw. herunterladen oder alle abgegebenen Dateien gesammelt in einer Zip-Datei herunterladen. 

Studierende können im Hausaufgabenordner ihre eigenen Dokumente sehen und auch herunterladen. Sie sehen aber nicht die Dokumente anderer Studierender!

6. Passwortgeschützter Ordner

Im "Passwortgeschützten Ordner" können Dateien im Dateibereich von Stud.IP abgelegt werden, die erst nach Eingabe des korrekten Passworts für diesen Ordner angezeigt werden. Der Passwortschutz gilt je nach Einstellung auch für die Tutorinnen und Tutoren der Veranstaltung.

  Über Stud.IP können KEINE einzelnen Dateien mit einem Passwort geschützt werden, nur der gesamte Ordner.

Den Passwortgeschützten Ordner erkennen Sie an diesem Icon:

Das Anlegen eines Passwortgeschützten Ordners ist nur in den Rollen "dozent" oder "tutor" möglich. Gehen Sie dazu in den Dateibereich Ihrer Veranstaltung (Reiter "Dateien"). Um den Ordner anzulegen, klicken Sie auf den Button "Neuer Ordner". Vergeben Sie – wie gewohnt – einen Namen für den Ordner (1).

Den Ordnertyp "Passwortgeschützter Ordner" finden Sie ganz am Ende der Typen-Liste. Scrollen Sie dazu ganz nach unten (2).

1. Klicken Sie "Passwortgeschützter Ordner" an (1). Darunter öffnen sich weitere Felder.
2. Geben Sie ein (nicht zu kompliziertes) Passwort ein (2).
3. Wenn Sie die Rolle "dozent" haben, können Sie einstellen, ob die Tutorinnen und Tutoren diesen Bearbeitungszugriff auf den Ordner auch ohne Passworteingabe haben (3).
4. Klicken Sie auf "Erstellen" (4).

Wählen Sie ein einfaches Passwort, dass Sie sich auch selber gut merken können. Das Passwort kann jederzeit geändert werden.

Fazit

In dem Artikel haben Sie 6 nützliche Funktionen von Stud.IP kennengelernt, die die Organisation und Verwaltung von Lehrveranstaltungen und der Interaktion mit Studierenden erleichtern.

Mit der Gruppen-Funktion können Sie Referatsthemen verteilen oder Arbeitsgruppen organisieren. Der Ablaufplan und die Dateiverwaltung bringen Ordnung in die gesamte Veranstaltung. Mit dem Sprechstunden-Tool können Sie Ihre Sprechzeiten effektiv planen, während der Hausarbeiten-Ordner einen sicheren Weg für die Abgabe von studentischen Arbeiten bietet. Außerdem können Sie durch den Einsatz des Passwortgeschützten Ordners vertrauliche Informationen schützen und den Zugriff auf bestimmte Dateien kontrollieren. Diese Funktionen tragen zu einem reibungslosen Ablauf im Lehralltag bei und vereinfachen die Kommunikation zwischen Ihnen und ihren Studierenden.

Suchen Sie nach individueller Unterstützung bei Ihren Lehrveranstaltungen? Das Team Medien und E-Learning am HRZ bietet Ihnen Beratung, um Ihre Lehre zu optimieren. Dies kann mit dem Einsatz von Stud.IP, ILIAS oder anderen digitalen Werkzeugen geschehen, die Ihre Online-, Präsenz- oder hybride Lehre unterstützen. Kontaktieren Sie uns für einen Beratungstermin!